ZUGFeRD ist die Abkürzung für:
„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“
ZUGFeRD legt fest, wie eine elektronische Rechnung aufgebaut sein soll, damit Menschen und Computer sie problemlos verstehen können.
Das Grundproblem
Früher sah eine Rechnung meist so aus:
· Papier per Post oder
· PDF per E-Mail
Das Problem dabei:
· Menschen können eine PDF gut lesen
· Computer können die Daten daraus aber nicht automatisch verarbeiten
Das bedeutet:
· Rechnungen müssen oft manuell abgetippt werden
· Das kostet Zeit und führt zu Fehlern
Die Idee hinter ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert zwei Welten in einer einzigen Datei:
· Eine normale PDF-Rechnung
→ für Menschen gut lesbar
· Maschinenlesbare Rechnungsdaten (XML)
→ für Computer und Buchhaltungssoftware
Beides steckt in einer einzigen PDF-Datei.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
Für den Empfänger wirkt sie ganz normal:
· Man öffnet die Rechnung als PDF
· Man sieht Logo, Beträge, Mehrwertsteuer usw.
Im Hintergrund enthält die Datei zusätzlich:
· strukturierte Daten wie:
· Rechnungsnummer
· Rechnungsdatum
· Betrag
· Steuersätze
· Lieferant und Kunde
Diese Daten kann eine Software automatisch auslesen.
Vorteile von ZUGFeRD
Für Unternehmen
· Weniger manuelle Arbeit
· Weniger Fehler
· Schnellere Buchhaltung
· Einfacher Austausch mit Kunden und Behörden
Für kleine Unternehmen
· Keine komplizierte Technik nötig
· Die Rechnung bleibt ein normales PDF
· Auch Kunden ohne spezielle Software können sie lesen
Für wen ist ZUGFeRD gedacht?
· Unternehmen jeder Größe
· Steuerberater
· Buchhaltungssoftware
· Öffentliche Verwaltungen
Gerade in Deutschland ist ZUGFeRD wichtig, weil:
· Behörden elektronische Rechnungen verlangen
· ZUGFeRD ein offiziell anerkannter Standard ist
ZUGFeRD und E-Rechnung
ZUGFeRD ist eine Form der E-Rechnung.
Es gibt auch andere Formate, z. B.:
· XRechnung (reiner Datensatz, nicht menschenlesbar)
Der Unterschied:
· ZUGFeRD = Mensch und Maschine
· XRechnung = nur Maschine
ZUGFeRD ist ein Rechnungsformat, das eine ganz normale PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren Daten kombiniert, damit Rechnungen automatisch verarbeitet werden können – ohne dass der Mensch auf Lesbarkeit verzichten muss.
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Wichtiger Hinweis:
Wir betreuen Mandanten in den Bereichen laufende Buchhaltung, Lohn und Rechnungswesen.
Wir bieten keine steuerliche Beratung. Bei steuerlichen Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater.
Gern empfehlen wir Ihnen einen Steuerberater.
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